La e-mail di conferma di prenotazione è decisamente sottovalutata.
Il messaggio da inoltrare all’utente dopo l’avvenuta prenotazione di un soggiorno è fondamentale per creare un punto di contatto con il proprio cliente, al quale, eventualmente, possono essere proposti ulteriori servizi accessori relativi al pernottamento.
In virtù delle sue caratteristiche, il messaggio deve essere redatto in modo impeccabile: al suo interno andranno utilizzate formule che, in un certo senso, possano invogliare il cliente ad acquistare altre opzioni inerenti al proprio soggiorno.
A tal proposito, esaminiamo più nel dettaglio le peculiarità del messaggio di conferma prenotazione, cercando di comprendere quali elementi inserire al suo interno!
E-mail di prenotazione: tre buoni motivi a conferma della sua importanza
Inviare una e-mail di prenotazione di qualità è un ottimo modo per fare una buona prima impressione. E vi sono almeno tre buoni motivi da tenere in considerazione, a partire dal desiderio del cliente di ottenere una “rassicurazione” sul buon esito delle operazioni di prenotazione.
Al termine dell’acquisto del soggiorno, l’acquirente non aspetta altro che ricevere un messaggio che lo rassicuri, che gli confermi come l’intera procedura sia andata a buon fine. Meglio inviare una e-mail che gli consenta di dormire sonni tranquilli!
Un secondo valido motivo a conferma dell’importanza del messaggio di prenotazione è dato dal fatto che la e-mail, come riportato in precedenza, non è altro che il primo punto di contatto con il cliente. All’interno del messaggio potranno essere inserite formule che lo convincano ulteriormente dell’ottima scelta fatta nel prenotare il soggiorno, utilizzando un linguaggio gentile e cordiale: una sorta di prima presentazione per dimostrarsi all’altezza delle aspettative del cliente stesso.
Infine, un terzo motivo che possa spingere alla creazione di un messaggio di qualità ha a che fare con l’elevata probabilità che l’acquirente, una volta prenotato il soggiorno, possa integrarlo con altri servizi aggiuntivi: probabilità che aumentano inserendo tali servizi direttamente all’interno del messaggio di conferma di prenotazione.
Gli elementi da inserire nella e-mail di conferma di prenotazione
Affinché la e-mail possa risultare completa e realmente utile, è essenziale che al suo interno figuri tutta una serie di informazioni circa le caratteristiche del soggiorno prenotato.
In primo luogo, il messaggio dovrà contenere ogni dato inerente alla prenotazione stessa, dalle informazioni sull’acquirente all’entità del soggiorno, con riferimento alla data di arrivo e di ripartenza, all’ammontare della spesa complessiva.
In secondo luogo, il messaggio dovrà contenere informazioni sui servizi aggiuntivi che la struttura è in grado di offrire. Altrettanto utili sono i possibili feedback che l’utente può inserire a proposito di preferenze in merito alle caratteristiche del soggiorno.
Infine, per rendere il messaggio realmente impeccabile, la struttura ricettiva deve prendere alcuni piccoli accorgimenti sulla qualità estetica e strutturale dello stesso. L’ideale sarebbe utilizzare immagini di qualità, oltre a fare uso di un italiano corretto e contenente formule linguistiche accattivanti.
